En SWOT-analys kartlägger styrkor (Strengths), svagheter (Weaknesses), möjligheter (Opportunities) och hot (Threats) för en verksamhet, ett projekt eller ett system. Styrkor och svagheter är inre faktorer som ni själva kan påverka, möjligheter och hot är yttre. Resultatet blir underlag för strategier och beslut.
Vet du inte statusen? Gör en SWOT. Den ger översikt över verksamhet, projekt, nuläge eller framtid. Analys av interna och externa faktorer stödjer beslutsfattandet.
SWOT-matrisen, mallen för SWOT-analysen, består av fälten styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Styrkor och svagheter är inre faktorer, de du själv kan påverka. Möjligheter och hot är externa faktorer som era egna beslut inte kan påverka.
I varje kvadrant dokumenterar du det du funnit baserat på om det är en styrka, svaghet, möjlighet eller hot. Nu kan du börja analysen , tanka ner mallen och välj ämne.
I första rutan i SWOT-analysen finns de saker som är bra. Vad skiljer analysobjektet från konkurrenter?
Analyserar du ett företag kan det röra resurser, kunskaper, skicklighet, kapital, verktyg och teknologier.
För en arkitektur kan det röra sig om en standardlösning, integrationer som följer strategin eller integration med externa aktörer.
För värdeströmmar kan det vara hög kvalitet på resultatet eller hög automatisering.
Svagheterna är sådant som hindrar företaget från att nå sin fulla potential. Saknas expertkunskaper? Är den fysiska platsen inte optimal eller använder man gammal teknik? Vilka områden behöver förbättras för att företaget ska hålla jämna steg med konkurrenterna?
Om kvaliteten på ett företags kundresa till exempel är ojämn kan det identifieras som ett problemområde som kan förbättras genom automatisering.
För en värdeström kan det vara en betaltjänst som slutar fungera eller störningar i distributionskedjan.
Möjligheter är externa företeelser som rätt utnyttjade kan skapa styrkor.
För företag kan en möjlighet vara växande efterfrågan, positivt intresse från media eller större marknad.
För en arkitektur kan det röra sig om att en viss teknik blir standard eller att partners väljer en viss funktionalitet.
För värdeströmmar kan det vara att en viss del av värdeströmmen kan automatiseras med ny teknik.
Hot är yttre företeelser som du inte direkt kan påverka. Jämför med riskanalys inom säkerhet.
Hot kan vara nya konkurrenter, nya regleringar, förändrade kundbeteenden och ökad konkurrens, sådant som kan skada ett företag.
Även om hot oftast är bortom organisationens kontroll kan den förbereda sig inför hoten. Till exempel kan digitala lösningar hjälpa till att hålla koll på nya kundbeteenden medan utbildningsplattformar kan minska personalbrist.
Så togs analysen fram: SWOT kring förmåga att stänga GAP visar hela genomgången utifrån affärsmodellen. Kontextanalysen för cybersäkerhet visar samma metod för säkerhetskraven. Här hittar du även en TOWS-analys för Gipsat.nu.
Det första du måste göra är att definiera vad det är som ska analyseras i SWOT-analysen och målet med analysen.Det avgör kraven på resten av aktiviteterna..
För att SWOT-analysen ska bli effektiv är det viktigt att rätt intressenter är med.. En intressentanalys kan hjälpa dig.
Även den organisatoriska aspekten är viktig: är rätt avdelningar och roller representerade? Slutligen kan det även vara bra att tänka på personligheterna, det kan vara bra att ha en blandning av"visionärer" och realiter.
Ta fram underlaget för att beskriva området för SWOT-analysen, analysområdet. Försök hitta beskrivningar av processer och system eller affärsmodell. Skicka ut kallelse med underlag och berätta hur SWOT-analysen kommer gå till.
Förbered även själva brainstormingen. Kör ni mötet fysiskt fungerar whiteboard och post-it-lappar bra. Är det ett möte online så gör en delad PowePoint som alla kan jobba i. Skapa en bild med en stor SWOT-matris per deltagare som var och en kan brainstorma i. Gör även en kopia för dig som ni kan sammanställa resultatet i.
Allt är förberett och det är dags för ett första arbetsmöte. Starta med att presentera analysområde och kontext. Gå igenom SWOT-matrisen och skillnaden mellan yttre och inre faktorer. Låt sedan var och en brainstorma på egen hand.
Sammanställ sedan de enskildas arbete på whiteboarden / den gemensamma powerpointen. Var och en berättar om sina iakttagelser. Bedöm inte i detta skede hur relevanta observationerna är. Det är idéer som ska fram, kom ihåg att nya idéer är sköra.
Gå tillsammans igenom helheten och strukturera materialet. Det kan t ex innebära att rubriken ”rekrytering” återkommer i många iakttagelser men under rubriken står något mer konkret.
Du har nu en SWOT-matris på whiteboarden, eller i PowePoint.
Det är vanligt att ett ämne återkommer i såväl styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Identifiera dessa, det ger tydlighet och sammanhang.
En typ av relation är när styrkor matchar möjligheter eller svagheter matchar hot. Tankesättet kan vara till stöd i prioriteringen. Exempelvis är en svaghet som inte har ett hot kopplat sannolikt inte så farlig.
Ett specialfall av matchningar är när vi hittar styrkor unika för oss som matchar hot som gäller flera av våra konkurrenter i någon mening.
Koppla varje faktor till den drivkraft den påverkar och till de intressenter som står bakom drivkraften. Då ser ni vems mål en svaghet hotar och vem som har nytta av en styrka. Det gör det lättare att prioritera.
I Archimate dokumenteras varje faktor som en bedömning (assessment). Bedömningen kopplas till en drivkraft (driver), och drivkraften kopplas till en intressent (stakeholder). På så vis går analysen att följa från intressent till åtgärd.
Hur kan styrkor användas för att ta tillvara möjligheter eller möta hot? Kan möjligheter hjälpa er att övervinna svagheter? TOWS-analysen svarar på de frågorna genom att ställa styrkor och svagheter mot möjligheter och hot. Varje kombination ger en typ av strategi.
Gå igenom kombinationerna en i taget med den städade SWOT-matrisen framför er. För varje par, till exempel en styrka och ett hot, frågar ni: Vilken åtgärd använder det ena för att hantera det andra? Skriv strategierna konkret. Tabellen nedan visar frågorna och ett exempel per kombination från gipsat.nu.
Gå igenom rapporten tillsammans, rätta om möjligt i sittande möte. Rangordna de idéer som teamet har tagit fram.
I SAFe finns en metod beskriven som underlättar prioriteringen: Weighted Shortest Job First (WSJF). Använd den, kanske lite twistad, för att prioritera bland strategierna.
Oavsett metod är poängen densamma: en SWOT som slutar i en oprioriterad lista blir liggande. Det är rangordningen som gör den till ett beslutsunderlag.