GAP-analys: mall, exempel och fem steg från nuläge till mål
En GAP-analys jämför nuläget med ett önskat läge och visar gapet mellan dessa. Halvorsens Passacaglia för violin och cello är en utmaning för alla. Min guddotter Jonna, professionell violinist ville spela den med mig. Visionen var Nigel Kennedy, för min del var gapet rejält.
Kristiana Alipieva var modig som gick med på att spela med Nigel Kennedy. Själv var jag nog mest korkad som gick med på att spela med Jonna.
GAP-analysen gav lägre tempo än Nigel Kennedy, ett urval av variationer och massor av hastighetsgymnastik med metronomen. Framträdandet blev lyckat: Jonna log och gasade på i de svåra passagerna, och jag slet och satte det mesta. Samma metod fungerar i en verksamhet, och här visar jag den i fem steg.
Innehåll
GAP, avståndet mellan två lägen
Den här guiden är för dig som ska leda eller genomföra en förändring: projektledare, verksamhetsutvecklare, arkitekter och chefer som ska göra en vision till en plan.
Jag är ingenjör och pilot, och cellist. Jag har arbetat inom flyg, försvar, järnväg och vård. Här visar jag hur du genomför en GAP-analys.
Analysen bygger på nulägesanalysen och visionen, och den blir underlag för den taktiska planeringen. För mig handlar GAP-analys om att ge ledningen ett underlag där besluten bygger på fakta i stället för på känsla.
Vad är en GAP-analys?
GAP-analysen är en strukturerad metod för att jämföra nuläge och önskat läge. Metoden syftar till att ge tydliga svar på tre grundläggande strategiska frågor:
- Var är vi nu? (Nuläget)
- Vart vill vi vara? (Det önskade målet)
- Hur tar vi oss dit? (Åtgärdsplanen)
Genom att identifiera och analysera gapen kan organisationen fatta välgrundade beslut om resurser och förbättringar.
Om en organisation inte utnyttjar sina nuvarande resurser optimalt, eller avstår från nödvändiga investeringar, kan dess prestation hamna under sin potential. GAP-analysen erbjuder en strukturerad process för att identifiera dessa brister och skapa en konkret plan för att överbrygga dem.
Om din mission definierar varför organisationen finns i dag, och din vision beskriver var ni vill vara i framtiden, är GAP-analysen verktyget som visar exakt vad som saknas för att nå dit. Målläget kan också vara ett regelverk. I en GAP-analys mot GDPR är målläget lagens krav.
GAP-mall
| Område | Nuläge | Målläge | Gap | Orsak | Åtgärd | Prioritet |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Det som jämförs, till exempel en förmåga, ett mål eller en intressent | Hur det är i dag, gärna med ett mått | Hur det ska vara, med samma mått | Skillnaden mellan målläge och nuläge | Grundorsaken till gapet | Vad som ska göras, av vem och när | 1–5, där 5 är viktigast för att nå målet |
Metod: De fem Stegen i en GAP-analys
En framgångsrik GAP-analys följer en serie väldefinierade steg. Denna process säkerställer att analysen är grundlig, att orsakerna till problemen identifieras och att de efterföljande åtgärderna är väl underbyggda.
1. Definiera vad gapet mäts mot
Det första och mest kritiska steget är att tydligt fastställa det önskade målet eller den ideala situationen som organisationen strävar efter att uppnå. Målet måste vara specifikt, mätbart och realistiskt för att analysen ska vara meningsfull. Steget handlar om att definiera en tydlig och gemensam vision för framtiden. I förstudier har jag flera gånger sett GAP-analysen visa att det ursprungliga målet behöver justeras för att vara nåbart.
Med cellon: Visionen var Nigel Kennedy, men målet blev att spela Passacaglian med Jonna i ett tempo jag klarade. Ett annat stycke, kanske Für Elise arrangerat för cello och fiol, hade kunnat bli målet i stället, men det hade ju varit lite pinsamt när Jonna trodde att jag skulle fixa Passacaglian.
2. Identifiera och Analysera Nuläget
När målet är definierat genomförs en grundlig analys för att dokumentera den nuvarande situationen. Det innebär att kartlägga befintliga processer, mäta nuvarande prestanda och inventera tillgängliga resurser. Jag börjar oftast med affärsmodellen och en SWOT-analys, eftersom de beskriver nuläget snabbt och i en form som ledningen känner igen. Det är avgörande att vara ärlig och objektiv i den här fasen för att få en korrekt bild av var organisationen befinner sig.
Med cellon: Nuläget var att Jonna är professionell violinist, medan jag är en amatör
3. Fastställ Skillnaderna (Gapen)
Med en klar bild av både nuläget och det önskade målet kan du jämföra de två och identifiera skillnaderna. Dessa skillnader är gapen. Det räcker inte att konstatera att ett gap finns, utan det ska också om möjligt kvantifieras. Säg till exempel inte "försäljningen är för låg", utan "försäljningen ligger 15 procent under det uppsatta målet".
Med cellon: Gapet syntes i tempot och i de svåraste variationerna. Kennedy spelar 25 % fortare än vad jag skulle kunna klara efter en del övande.
4. Analysera Orsakerna till Gapen
Att identifiera ett gap är bara halva arbetet. För att kunna åtgärda det måste du förstå varför det finns. Steget innebär en djupare analys av de underliggande orsakerna. Orsakerna kan vara många och varierande, till exempel brister i processer, otillräcklig kompetens, föråldrad teknik eller ineffektiv organisation. Att hitta grundorsakerna är avgörande för att kunna utforma effektiva åtgärder.
Med cellon: Orsaken till svårigheterna var att vissa saker var väldigt snabba, andra svåra att intonera (svåra att spela rent), ibland hoppade det fort mellan pizzicato och att spela stråke och ibland var det tekniskt svårt, väldigt höga toner.
5. Utveckla en Åtgärdsplan
Utifrån gapen och deras orsaker tar du fram en konkret åtgärdsplan. Planen ska beskriva de strategier och aktiviteter som krävs för att minska eller helt stänga gapen. En bra åtgärdsplan innehåller:
- Prioriterade aktiviteter: Vilka gap är viktigast att åtgärda först?
- Tidslinjer och milstolpar: När ska de olika aktiviteterna vara slutförda?
- Ansvarsfördelning: Vem ansvarar för att genomföra varje aktivitet?
- Resursbehov: Vilka resurser, i tid, pengar och personal, krävs?
Storleken på gapet ger en indikation på hur omfattande förändringsinsatsen blir. Åtgärdsplanen blir underlag för den strategiska planeringen. Hur gapen blir jobbpaket och en plan beskrivs i förändringsplaneringen.
Med cellon: Urvalet av variationer var prioriteringen, och hastighetsgymnastiken med metronomen var arbetet fram till framträdandet.
Exempel: förmågegap
| Förmåga | Krävs i nuläget? | Krävs i målläget? | Nulägesprestanda (från SWOT) | Gaptyp |
|---|---|---|---|---|
| Orderhantering | Ja | Ja | God | Behåll |
| Kundsupport | Ja | Ja | Svag (långa svarstider) | Förbättra |
| Fysisk butik | Ja | Nej | God | Avveckla |
| Prenumerationer | Nej | Ja | Finns inte | Bygg |
Behåll betyder att förmågan behövs och fungerar. Förbättra betyder att den behövs men presterar för svagt. Avveckla betyder att målläget inte kräver den, och Bygg att den saknas i dag. Nulägesanalysen för arkitektur visar hela genomgången, med gap i ambition, intressenter och förmågor.
Dokumentation och Visualisering
För att en GAP-analys ska vara ett effektivt kommunikations- och styrningsverktyg är en tydlig dokumentation avgörande. Dokumentationen bör som minimum innehålla:
- En beskrivning av gapen och deras grundorsaker: Tydliggör vilka gap som har störst påverkan på möjligheten att nå det framtida läget.
- Visualisering av data: Använd flödesscheman, diagram och andra visuella hjälpmedel för att illustrera gapen och nuläget med relevanta data och siffror.
- Prioriterade åtgärdsförslag: En tydlig lista över de föreslagna åtgärderna, rangordnade efter vikt och påverkan.
- Uppskattning av förändringsinsatsen: En bedömning av den ansträngning som krävs för att ta sig från nuläget till det framtida läget.
Med value curve visar du gapet grafiskt, jämfört med konkurrenterna.
Vid behov kan detta kompletteras med mer detaljerade planer, såsom en förändringsplan, en kommunikationsplan eller en nyttokalkyl.
Vill du ha hjälp att göra en GAP-analys i din verksamhet? Kontakta mig.
FAQ: GAP-analys
En SWOT-analys beskriver nuläget med styrkor, svagheter, möjligheter och hot. En GAP-analys jämför nuläget med ett mål och visar vad som saknas. SWOT-analysen är därför ofta ett underlag när du beskriver nuläget.
Gap kan finnas i ambition och mål, bland intressenterna och i förmågorna. För förmågor får varje gap en typ: behåll, förbättra, avveckla eller bygg. Typen avgör vilken åtgärd som behövs.
Med en value curve ritar du nuläget och målläget som två kurvor över samma faktorer. Avståndet mellan kurvorna är gapet. Jämför också med konkurrenternas kurvor för att se var gapet gör störst skillnad.
Då är målläget kraven i en lag eller standard. Analysen visar vilka krav verksamheten inte uppfyller i dag och vad som behövs för att göra det. Se GAP-analys mot GDPR.
Inför ett strategiarbete, en större förändring eller en certifiering, och när ni vill följa upp om en plan har gett effekt. Gör den när målläget är beslutat, annars finns inget att mäta gapet mot.
Det här är de misstag jag ser oftast:
- Målläget är otydligt. Utan en tydlig referens går gapet inte att mäta.
- Nuläge och målläge mäts på olika sätt. Då blir skillnaden en gissning.
- Orsaksanalysen hoppas över. Åtgärderna angriper symptomen i stället för orsaken.
- Gapen prioriteras inte. En lång lista utan rangordning blir liggande.
- Åtgärderna saknar ägare. Planen blir inte genomförd.