Möten, strukturerad kommunikation

Planera denna mötesiteration

A1.1 Bearbeta informationsbehovet

Lista informationspunkterna, de saker som skall informeras om vanliga punkter är:

• Försäljning
• Ekonomi
• Personal
• Kommande arbeten

Gå igenom punkt för punkt i listan beskriv vad som skall informeras om, till vem (mottagare) och på vilket/vilka sätt. Analysera punkt för punkt utifrån följande:

• Är informationen ett ärende, skapa en rapport samt ett ärende
• Genomförs informationen bättre utanför mötet, sätt det som ett informationsuppdrag.
• Vem informerar på mötet? Skapa en punkt i mötesförberedelser och kommunicera denna till ansvarig informatör.

Dokumentera var informationspunkt i excelarket fliken Information

A1.2 Bearbeta uppdragsbehovet

Uppdatera listan med ärenden m a p avrapporterade aktiviteter samt nya frågor.

Definiera vilka ärenden som skall tas upp på mötet, dokumentera detta genom att fylla i aktuellt mötesnummer i excelarket (flik Ärenden, kolumn G). Notera för dig själv för varje punkt vad som skall tas upp. (verifierande, revideranda, uppmuntrande o s v).

Se till att ärenden som skall tas upp har en komplett information så långt som möjligt, undvik att fylla på listan med information i plenum. Tänk på att ett dåligt förslag till text oftast är bättre en inget och tar bort mycket onödig ”plenumtid”.

Om ett ärende är lätt att besluta i, det behöver ej tas upp på mötet, och du kan direkt fastslå och dela ut uppdrag, gör det. Dokumentera ärendet i fliken ärenden och uppdraget i fliken uppdrag.

För de ärenden som kräver någon slags förberedelse inför mötet skall förberedelseuppdrag definieras. Vem som gör vad dokumenteras i excelarket, fliken Mötesförberedelser.

A1.3 Specificera mötets genomförande

Skapa ett Möte i Outlooks almanacka eller öppna ett redan inlagt. Skriv i ämnesraden in mötets namn och mötesnummer, t ex ”Ledningsmöte 0416”. Specificera hur mötet skall genomföras punktvis. Utgå från ”standardagendan” (Aktivitet A4, processen för själva mötet,). Tänk på att ge plats för det informella. Referera till giltigt excelark (bifoga ej arket utan referera endast till).

Dokumentera i kallelsen vem som skall läsa på vad till mötet samt vilka förberedelseuppdrag som vem har, referera till excelarket fliken Mötesförberedelser

A1.4 Definiera deltagare

Definiera vilka deltagare som skall finnas med på mötet, dokumentera i excelarket (flik Möten, kolumn F) samt i Outlooks almanacka.

A1.5 Boka lokal och resurser

Boka lokal och andra resurser som behövs för mötets genomförande. Dokumentera tid och plats i excelarket (flik Möten, kolumn F) samt i Outlooks almanacka.

A1.6 Kalla till möte

Skicka inbjudan till mötet i outlook.

Ta fram underlag till mötet enligt specifikation. Underlaget kan vara både underlag där att kunna läsa på för mötespunkter samt underlag.

En specifikation av detta arbete finns i excelarket fliken Mötesförberedelser.

A21 Ta fram beslutsunderlag

Besluta om den process som skall användas för att ta fram beslutsalternativ. Två olika tillvägagångssätt finns:

1. Beslutsalternativ tas fram innan mötet. I detta fall beskriver du de olika alternativen samt dessas för och nackdelar.
2. Beslutsalternativ tas fram i plenum och metoden skall definieras. I detta fall skall du beskriva hur beslutsalternativen tas fram och hur ett alternativ av dessa väljs.

Mellanting kan givetvis väljas där metoden definieras och du med hjälp av metoden tagit fram alternativ men analyserar vidare under mötet.

A22 Ta fram informationsunderlag

Ta fram underlag för presentation av information och beslutsunderlag. Tre typer av underlag tas fram.

• Det som de andra mötesdeltagarna skall läsa på innan mötet.
• Det som skall presenteras på mötet
• Det som skall sändas ut efter mötet

Varje kallad mötesdeltagare läser på enligt anvisningarna så att själva mötet blir effektivt. Anvisningarna finns i Kallelsen (Mötet i outlook)

A31 Läsa igenom ärenden

Läs igenom ärendelistan m a p de ärenden som skall tas upp på mötet (finns i excelarket flik Ärenden kolumn G). Dokumentera dina reflektioner/åsikter för var punkt på listan.

A32 Dokumentera egna mötespunkter

Skriv ner alla punkter som du anser fattas till mötet. Dokumentera för varje punkt vad du vill ta upp och vem som är mottagaren.

Kontrollera om det du vill ta upp hänger ihop med någon befintlig punkt, information eller ärende. Skriv ”om nya fakta finns i målet” en ny rapport refererande till befintligt ärende.

Om det ej hänger ihop med någon befintlig punkt. Besluta om det är en information eller om det är ett rapport om ett nytt ärende.

• För varje informationspunkt: Lägg in en ny rad i ecelarket fliken Information
• För varje nytt ärende: Skriv en ny rapport (excelarket, fliken rapporter).

A33 Analysera angelägenheten

Analysera de punkter som kommit upp m ap hur m ap hur angelägna de är

• Förlorar man något på att vänta till nästa möte
• Hänger punkten ihop med någon befintlig punkt på agendan

Dokumentera i excelarket enligt följande:

Befintliga punkter med noteringar, dokumentera inget ytterligare (men tag med noteringarna till mötet!).

Befintliga ärendepunkter med nya rapporter där rapporten ej behöver tas upp på nästa möte, Se till att det står ny i kolumn E i fliken rapporter och att ärendenumret står i kolumn A.

Befintliga ärendepunkter med nya rapporter där rapporten behöver tas upp på nästa möte. Notera numret på mötet i kolumn E i fliken rapporter.

Ny ärendepunkt där rapporten ej behöver tas upp på nästa möte, Se till att det står ny i kolumn E i fliken rapporter.

Ny ärendepunkt där rapporten behöver tas upp på nästa möte, Se till att det står ny i kolumn E i fliken rapporter. Skriv in rapportnumret i kolumn, H fliken möten.

Befintliga informationspunkter med ny information där informationen ej behöver tas upp på nästa möte, Se till att det står ny i kolumn D i fliken Information.

Befintliga informationspunkter med ny information där informationen behöver tas upp på nästa möte. Notera numret på mötet i kolumn D i fliken Information.

A34 Förbered det som ej kan vänta

Förbered de nya punkter som du ej anser kan vänta till nästa möte. Se till att du för var punkt kan presentera

• Information
• Problembeskrivning
• Beslutslutsunderlag

Syftet med mötet är att genomföra aktiviteter som måste genomföras i plenum. Genomför mötet enligt agendan och anteckna lösningar, beslut etc. Följande är huvudsakliga resultatet av mötet

• Information till mötesdeltagarna (som dom kan sprida vidare).
• Genomförandebeslut. Ett beslut som ger en arbetsuppgift vars genomförande kan verifieras. Att informera andra än mötesdeltagarna kan vara ett genomförande.
• Strategibeslut. Beslut om ett vägval / en handlingsväg, ingen verifierbar åtgärd (den kan dock följas upp m a p resultatet av beslutet, behöver beslutet ändras?). Oftast är dock ett strategibeslut något slags genomförande eftersom strategin måste dokumenteras så att den kan informeras om.

A41 Planera mötet

Gå igenom alla punkter som deltagarna tagit med sig till mötet och placera ut dem som informationspunkt eller ärende/ärenderapport:

1. Kallelsen (Mötet i outlook), uppdraget att läsa på: kontrollera att deltagarna läst på det som ålagts dem. Skjut upp de punkter där deltagarna ej är pålästa till nästa möte. (Alternativt förskjut mötet).
2. Excelarket, Fliken Mötesförberedelser: Kontrollera att alla förberedelser är genomförda, Skjut upp de punkter som ej är förberedda till nästa möte. (Alternativt förskjut mötet).
3. Excelarket, Fliken Information. Låt deltagarna presentera sina punkter och hur lång tid de tar. Överväg eventuellt att skjuta upp information som bedöms ta lång tid och ej är nödvändiga att ta upp på detta möte eller att informera på annat sätt.
4. Excelarket, Fliken Rapporter. Låt deltagarna presentera sina punkter och hur lång tid de tar. Överväg eventuellt att skjuta upp ärenden som bedöms ta lång tid och ej är nödvändiga att ta upp på detta möte. 

A42 Informera deltagarna

Välj alla informationspunkter med dagens mötesnummer i fliken Information (Tryck på dropdownmenyn i rubriken för kolumn D, ”Möte nr”, och välj dagens mötesnummer).

Denna aktivitet tas upp först eftersom den ofta genererar nya arbetsuppgifter. Notera alla nyuppkomna ärenden, varje nytt ärende dokumenteras som en rapport i excelarket, fliken rapporter. Notera numret på detta möte i kolumn E i fliken rapporter. (Lite formellt, men ärendet kan vara en dubblett på tidigare ärenden). Ta upp dessa rapporter under A44.

A43 Gå igenom genomförda arbetsuppgifter

Gå igenom listan med avrapporterade arbetsuppgifter och verifiera att de genomförda enligt specifikation.

A44 Gå igenom nyrapporterade ärenden

Välj alla rapporter med dagens mötesnummer i excelarket fliken Rapporter (Tryck på dropdownmenyn i rubriken för kolumn E, ”På möte”, och välj dagens mötesnummer). Gå igenom listan med rapporter. Om rapporten ej har något ärende så välj ett befintligt eller skapa ett nytt i fliken Ärenden. Se till att alla rapporter har ett ärende refererat och att alla refererade ärenden har dagens möte som mötesnummer.

A45 Analysera ärenden

Välj alla ärenden med dagens mötesnummer i excelarket fliken Ärenden (Tryck på dropdownmenyn i rubriken för kolumn G, ”Nästa möte”, och välj dagens mötesnummer).

Gå igenom ärenden i prioritetsordning, glöm ej dem som saknar prioritet Ärenden (Tryck på dropdownmenyn i rubriken för kolumn D, ”Prio”, och välj prioritet). För varje ärende:.

1. Informera om beslutade/utdelade uppdrag, uppdrag som har beslutats om och delats ut utanför mötet.
2. Har ärendet och relaterade uppdrag rätt prioritet och status. Tänk på:
   • om allt har prioritet 1 så får inget någon prioritet
   • om en individ har för många prioritet 1 uppdrag så får några av dessa uppdrag inte prioritet 1, men inte enligt din prioriteringsordning.
3. Besluta vad som skall göras åt vart ärende, dokumentera i kolumn C flik Ärenden.
4. Besluta vem som skall göra vad åt vart ärende, dokumentera i kolumn C flik Uppdrag.

A46 Repetera arbetsuppgifter.

Välj alla uppdrag med dagens mötesnummer i excelarket fliken Uppdrag (Tryck på dropdownmenyn i rubriken för kolumn L, ”På möte”, och välj dagens mötesnummer).

Gå för varje genomförare igenom vilka uppdrag som är beslutade att genomföras till när. Låt uppgiftstagaren verifiera bedömd tidsåtgång. Se till att det finns en tydlig prioritering . 

Efter mötet dokumenteras resultatet av mötet i excelarket

A51 Rätta upp dokumentation

Gå igenom anteckningar och rätta upp excelaket så att all information blir tydlig. Gå igenom under mötet skapade ärenden och se till att de ej är dubbletter.

A52 Dela ut icke kvitterade uppdrag

Ibland uppdragen på mötet finns det uppdrag vars genomförare och eller verifierare ej fanns med på mötet. Se till att dessa delges sina uppdrag och förtydliga vid behov uppdraget, dokumentera förtydligandet.

Genomför aktiviteter enligt uppdragsbeskrivningarna.

A61 Utför arbete

Genomför arbete i verksamhetsprocessen enligt uppdragsbeskrivningen. Markera att arbetet påbörjats genom att sätta status till påbörjat i kolumn H, fliken.

Denna punkt upprepas förmodligen flera gånger eftersom arbetet momentant avslutas för att t ex ta rast i arbetet eller genomföra annan arbetsuppgift.

Dokumentera resultatet av det genomförda arbetet i excelarket flik Uppdrag genom att sätta status åtgärdat i kolumn H och kommentera eventuellt resultatet i kolumn G.

A62 Verifiera avslut

När genomföraren anser sig vara klar med arbetsuppgiften meddelar han/hon verifieraren så att denna kan verifierar slutfört arbete.

Om resultatet är godkänt dokumenteras detta i fliken Uppdrag genom att sätta status verifierat i kolumn H och kommentera eventuellt resultatet i kolumn G.

Om resultatet ej kan verifieras så dokumentera vad som ej är enligt kraven i fliken Uppdrag kolumn G och status sätts till ”bakläxa” i kolumn H.

A63 Gå igenom ofullständigt resultat

Om ett uppdrag ej uppfattats som verifierat meddelar verifieraren genomföraren detta och går igenom vad som är inkorrekt med genomföraren.